Il modulo gestione documenti, denominato Martidoc, è il più usato di tutto il gestionale. Spesso attivo su più terminali della stessa azienda dalla mattina alla sera, è lo strumento che dà origine al più grosso inserimento e movimentazione di dati: ordini clienti e fornitori, preventivi, ddt, fatture accompagnatorie e differite, movimenti di magazzino per impegno e disimpegno ordini, carico e scarico, scadenze pagamenti, registrazioni contabili delle fatture.

I documenti di Martidoc conterranno informazioni utili per statistiche e conteggi di vario genere: provvigioni per i rappresentanti, statistiche sul venduto, statistiche sull’inevaso (quando prevista la gestione).

Martidoc è un modulo che può prendere numerose decisioni in fase di composizione di un documento: sconto riservato ad un certo cliente per un certo articolo, blocco di un cliente con note speciali, assegnazione della provvigione spettante in una certa zona e per un certo prodotto ad un rappresentante, determinazione della contropartita di contabilizzazione di ogni prodotto in fattura. Molti dei meccanismi decisionali di Martidoc si basano su tabelle e criteri che variano per ogni azienda. I programmatori di Candian Software Design, dopo un’accurata analisi curano le personalizzazioni che di volta in volta bisogna effettuare alla versione base per soddisfare le esigenze dei vari clienti.

Molte personalizzazioni riguardano l’iterazione con il magazzino e la produzione: spesso dagli ordini si devono ricavare bollette di lavoro, calcoli di fabbisogni di materie prime, inserimenti delle commesse in calendari di pianificazione del lavoro.

Martidoc è pertanto un modulo strategico che viene spesso completato con funzioni intelligenti specifiche delle caratteristiche dell’azienda presso cui viene installato.

Funzionalità previste:

• Sono gestiti i seguenti tipi di documenti: generico, ordine fornitore, ordine cliente, ddt, fattura.

• Per ogni tipo di documento si possono creare n linee di numerazione.

• Il documento generico può trasformarsi in qualsiasi altro tipo di documento, esso rappresenta infatti un insieme di informazioni provvisorie da completare.

• Dagli ordini clienti si possono generare ddt e fatture.

• Dai ddt si possono generare fatture selezionandoli da data a data o per cliente.

• Più linee di ddt possono confluire verso la stessa linea di fatture.

• Durante la generazione fatture avviene una serie di controlli di regolarità dei ddt quali: presenza prezzi, presenza quantità, condizioni di pagamento, banche di appoggio… I ddt legati ad uno stesso cliente regolari e con stesse condizioni di pagamento vengono raggruppati nella stessa fattura.

• Dalle fatture si ottiene la generazione automatica delle scadenze pagamenti (da cui la stampa delle RI.BA per le banche).

• Nei documenti si possono predefinire delle frasi standard da inserire nel testo con un richiamo rapido in fase di editazione. Oppure si possono predefinire delle frasi che devono comparire automaticamente in tutte le fatture di un certo tipo.

• Possibilità di predefinire il numero di copie documenti da ottenere quando si preme il pulsante stampa. Per i DDT si può predefinire una frase diversa da far comparire su ogni copia. Es. Copia per il cliente, copia per il vettore, copia per uso interno.

• Possibilità di stampare i documenti con stampanti ad aghi, con copie in carta chimica, o al laser o a getto in multicopia.

• Gestione ritenute d’acconto.

• Gestione clienti con lettera di esenzione.

• Ricerche avanzate indicizzate o con query su archivio documenti.

• Possibilità di inserimento in anagrafica di un nuovo cliente in fase di editazione di un documento.

• Possibilità di inserire o convertire i documenti in qualsiasi valuta.